Le logiciel ERP constitue l'épine dorsale des entreprises modernes, intégrant des processus et des données clés pour stimuler l'efficacité et la croissance.
Le logiciel ERP constitue l'épine dorsale des entreprises modernes, intégrant des processus et des données clés pour stimuler l'efficacité et la croissance. Cependant, la mise en œuvre d’un système ERP peut s’avérer très complexe et nécessite souvent un investissement conséquent en temps, en ressources et en expertise. Pour mener à bien leurs projets ERP, de nombreuses organisations se tournent vers l'externalisation informatique pour rationaliser ces projets et garantir un résultat positif.
Dans ce guide complet, nous explorons une à une les étapes de la mise en place de l’Outsourcing IT pour vos projets ERP.
Outsourcing IT : Définition et quelques chiffres clés
Tout d’abord, commençons par un petit rappel de la définition de l’externalisation informatique.
L'externalisation informatique consiste à confier des fonctions informatiques spécifiques, des tâches ou des départements entiers à des prestataires de services externes ou à des fournisseurs tiers. Cette collaboration permet aux entreprises d'exploiter les compétences spécialisées, les ressources et l'expertise technologique de ces partenaires externes pour atteindre l'excellence opérationnelle, améliorer l'efficacité, réduire les coûts et se concentrer davantage sur leurs cœurs de métier.
L’externalisation informatique peut concerner un large éventail de services, notamment le développement de logiciels et d’applications, les projets d’implémentation ERP, le support technique, la cybersécurité, la gestion du réseau et le cloud.
Quelques chiffres clés sur le marché de l’externalisation informatique
La demande pour les services d’externalisation informatique augmente du fait de l’accélération de la digitalisation des entreprises, de l’utilisation plus large des logiciels et applications et de la popularité croissante du travail à domicile. Plus que jamais, l'outsourcing informatique est adopté par les grandes et moyennes entreprises dans un large éventail de secteurs allant des télécommunications et de la finance au commerce électronique et à l'industrie manufacturière.
- Le secteur de l'externalisation informatique est le plus grand contributeur aux revenus du marché des services informatiques, avec 361 milliards de dollars en 2021. Il devrait atteindre 777,8 milliards de dollars d'ici 2028.
- Selon une étude de Deloitte, en 2023, les dépenses prévisionnelles du marché mondial en externalisation informatique pourront dépasser les 519 milliards de dollars.
- Le classement Forbes Global 2000 indique que 92 % des entreprises externalisent actuellement leurs fonctions informatiques.
- En 2023, selon une étude de Statista Market Insights, les revenus du marché de l’Outsourcing IT sont répartis comme suit :
- Onshore Outsourcing: 34,73%
- Offshore Outsourcing: 44,11%
- Nearshore Outsourcing: 21,16%
L’outsourcing IT dans les projets ERP
Le projet d’implémentation d’un système ERP est un des projets souvent externalisés par les entreprises. En effet, l’intégration d’un système ERP ou la migration vers un nouvel ERP est un projet souvent semé d'embûches, ce qui fait de l'externalisation informatique un choix incontournable pour les entreprises cherchant à maximiser la réussite de leur projet ERP.
L’implémentation d’un ERP exige un haut niveau d’expertise et de connaissances spécialisées. Les partenaires d'externalisation dédiés aux projets ERP possèdent les compétences, l'expérience et les connaissances nécessaires acquises en travaillant sur de nombreux projets similaires. Tirer parti de leur expertise peut vous aider à gérer efficacement les complexités techniques et fonctionnelles de l’intégration d’un ERP.
De plus, l’intégration d’un système ERP avec des ressources internes peut s’avérer coûteux. L'externalisation informatique vous permet d'accéder à des ressources qualifiées sans avoir à embaucher et à former une équipe interne dédiée. Cela conduit souvent à des économies significatives grâce à des modèles de tarification prévisibles et à une réduction des frais opérationnels.
Les étapes de la mise en place de l’outsourcing IT au sein de votre entreprise pour vos projets ERP
Étape 1 : Définissez vos objectifs ERP
Commencez par définir clairement les objectifs de votre projet ERP. Identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre, tels que l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, l'amélioration des capacités de reporting ou l'optimisation de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Cette clarté guidera votre stratégie d’externalisation et vous aidera à mesurer le succès.
Étape 2 : Évaluez vos capacités informatiques actuelles
Effectuez une évaluation approfondie de vos capacités et ressources informatiques actuelles. Évaluez vos ressources humaines et matérielles ainsi que l’expertise technique et fonctionnelle de votre équipe informatique interne et identifiez les manques et les lacunes que l’externalisation informatique peut combler. Déterminer objectivement vos capacités en interne est essentiel pour définir vos besoins en externalisation informatique et de ce fait pour sélectionner le bon partenaire d'externalisation.
Étape 3 : Sélectionnez le bon partenaire d'externalisation informatique
Choisir le bon partenaire d’externalisation informatique est une étape cruciale pour la réussite de votre projet d’intégration ERP. Recherchez un prestataire de service ayant une expérience prouvée dans les projets d’implémentation de logiciels ERP, et plus précisément une expérience sur le système ERP que vous avez choisi.
Un bon prestaire d’externalisation informatique doit également avoir une expérience pertinente dans votre secteur d’activité et disposer d’un vivier de ressources qualifiées. Évaluez l’expertise technique des ressources, la diversité fonctionnelle des profils (Supply chain, Finance, Qualité, Production, BI...) leur capacité de gestion de projet et leur capacité à répondre à vos besoins spécifiques (verticalisation métier, customisation, développement spécifique…)
Étape 4 : Planification collaborative
Mettez en place une démarche de planification collaborative avec votre partenaire d’externalisation informatique. Définissez le scope du projet, le calendrier, les rôles et les responsabilités de chacun. Établissez un système de communication et une structure de gouvernance clairs pour assurer une gestion et suivi efficaces du projet.
Étape 5 : Migration et intégration des données
La migration et l’intégration efficaces des données sont des étapes essentielles d’un projet ERP. Travaillez en étroite collaboration avec votre partenaire d'externalisation informatique pour développer une stratégie de données complète, garantissant l'exactitude, la cohérence et la sécurité des données tout au long du processus.
Étape 6 : Personnalisation et configuration du logiciel ERP
Les systèmes ERP nécessitent souvent une personnalisation pour s'aligner à vos processus métier uniques. Cette étape de personnalisation et de configuration peut s’avérer compliquée techniquement et nécessiter du temps et des ressources. Collaborez avec votre partenaire d'externalisation informatique en amont pour déterminer l'étendue de la personnalisation et les ressources nécessaires pour mener à bien cette étape cruciale de votre projet ERP.
Étape 7 : Tests rigoureux et assurance qualité
Tester le bon fonctionnement du logiciel ERP est une étape fondamentale de votre projet ERP. Votre partenaire d'externalisation informatique doit effectuer des tests approfondis pour identifier et résoudre les éventuels problèmes. Cela comprend entre autres les tests fonctionnels, les tests de performances, les tests d’intégration et les tests d’automatisation.
Conseil : Durant la phase test, prenez le temps de tester les fonctionnalités de chaque module dans des circonstances et des scénarios spécifiques.
Étape 8 : Formation des utilisateurs et transfert de compétences
L’enjeu de cette étape est stratégique puisqu’elle garantit l’adoption du logiciel ERP par vos équipes. La formation et le transfert de compétences permettra à vos équipes d’acquérir les bons réflexes dans l'administration et l'exploitation courante du système ERP.
Assurez-vous donc que votre partenaire d'externalisation informatique propose des programmes de formation complets pour les utilisateurs finaux et votre équipe informatique interne.
Étape 9 : Assistance au Go-Live
Planifiez le go-live de votre logiciel ERP avec la collaboration de votre partenaire d'externalisation informatique. Mettez en place des processus pour surveiller les performances du système, résoudre les problèmes rapidement et assurer la continuité des activités pendant et après le go-live.
Étape 10 : Évaluation post Go-Live
Une fois le système ERP opérationnel, effectuez un examen post-implémentation avec votre partenaire d'externalisation informatique. Évaluez le succès du projet, identifiez les lacunes et documentez tous les points d’amélioration pour garantir l'optimisation continue de votre ERP.
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