Etude de cas - IT Outsourcing – Projet d’implémentation ERP pour un acteur majeur de la distribution et de l’industrie manufacturière

Le Client

Le groupe SOCIAM a été fondé en 1993 à Abidjan, Côte d’Ivoire. SOCIAM est distributeur officiel de la marque SAMSUNG en Côte d’Ivoire et au Ghana. SOCIAM devient par la suite distributeur officiel des marques MIDEA et BEKO et créé sa propre marque d’électroménager NASCO. En 2020, Le groupe étend son activité dans l’automobile avec la création de la concession automobile Motorland Ci, distributeur exclusif des marques BAIC, DONGFENG MOTORS et FOTON.

Le groupe se spécialise également dans l’industrie du Bâtiment et Travaux Publics à travers sa filiale SIPPEC.

Contexte et Challenge

Le groupe SOCIAM, dans un contexte d’expansion de grande envergure, avec la création de nouvelles usines et le lancement de nouvelles filiales opérant sur des secteurs d’activité diversifiés (distribution, industrie manufacturière, concession automobile), s’est retrouvé face à un enjeu de taille, à savoir piloter chaque filiale selon ses propres règles de gestion et piloter l’ensemble du groupe selon des critères unifiés.

Le partenariat entre le groupe Discovery et le groupe SOCIAM a débuté avec le projet d’implémentation du logiciel ERP Sage X3 pour la filiale SIPPEC spécialisée dans l’industrie plastique et chimique. Deux ans plus tard, alors que chaque entité du groupe fonctionnait en silo, un projet d’uniformisation du système d’information au sein de toutes les filiales a été initié par la direction.

Un contexte qui implique de relever plusieurs défis de gestion :

Optimisation des processus : Notamment face à une complexité opérationnelle accrue dans les différents départements : Finance & comptabilité, les achats, les stocks, les ventes, la production, la maintenance, la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Gestion multi-société, multisite : Gestion des flux inter-entreprises et de la sous-traitance, gestion multiniveau, consolidation financière, création et exploitation d’un référentiel commun (pour les fournisseurs, les clients, les articles...), visibilité pour un pilotage commun.

Manque de ressources IT internes : les ressources informatiques internes étaient limitées et le coût du recrutement d'une équipe dédiée au projet ERP n’était pas envisageable.

Gestion des risques : Un projet d’uniformisation de cette envergure comporte des risques inhérents, notamment des problèmes de migration des données et des perturbations potentielles de l'activité. L’atténuation de ces risques était une priorité absolue pour le groupe.

Pourquoi l’Outsourcing IT ?

Une fois que le périmètre fonctionnel du projet a été établi et que les délais attendus pour la réalisation ont été fixées, il était clair pour le groupe SOCIAM que la meilleure option pour atteindre les objectifs fixés, était d’outsourcer le projet chez son partenaire de service, à savoir le groupe Discovery.

Le modèle d’externalisation choisi pour mener à bien ce projet était la mise à disposition de consultants ERP Sage X3. Ce type d'externalisation est un excellent compromis entre économie de coûts et proximité et il donne accès à une main-d’œuvre qualifiée tout en conservant une certaine proximité géographique, linguistique et culturelle.

Le projet

Pour piloter ce projet, un consultant Sage X3 avec une grande expérience fonctionnelle et sectorielle, a été affecté par le groupe Discovery d’une façon permanente sur le site de SOCIAM. Cette ressource a accompagné le groupe SOCIAM dans l’implémentation, la maitrise et l’exploitation optimale de leurs solutions de gestion. Plusieurs missions ont donc été confiées à cette ressource :

Au niveau Groupe

La supervision et l’optimisation de l’exploitation au niveau applicatif
La formation et l’assistance des utilisateurs finaux pour une prise en main optimale des solutions de gestion
Le dépannage en cas de problème ou de dysfonctionnement
La coordination avec les équipes techniques et fonctionnelles de Discovery et l’affectation des ressources supplémentaires nécessaires à chaque phase du projet
L’optimisation des flux de gestion
Le conseil et accompagnement dans l’organisation du département Informatique
L’accompagnement dans la mise en place et la configuration des tableaux de bord et des reportings pour la direction du groupe.

Au niveau de la filiale spécialisée dans l’industrie plastique et chimique (SIPPEC)

Optimisation des processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement
Mise en place d’une politique de maintenance et d’un suivi rigoureux des budgets et des approvisionnements à travers l’intégration d’une solution add-on GMAO développée par le groupe Discovery et 100% intégrée dans l’ERP Sage X3
Optimisation de la GPAO en la verticalisant au métier de l’entreprise
Conception et uniformisation des tableaux de bord pour la direction
Accompagnement et conseil dans le choix, et configuration de modules complémentaires pour automatiser les tâches manuelles et chronophages
Evolutivité : Maximisation du taux d’exploitation du logiciel ERP Sage X3 en activant les fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de SIPPEC, exprimés en phase de cadrage

Au niveau des autres filiales

Accompagnement dans les projets d’implémentation du système ERP Sage X3
Accompagnement dans l’intégration du logiciel de trésorerie Sage XRT et du logiciel de gestion de la paie Sage Paie

Le résultat et les bénéfices de l’Outsourcing IT

Le projet d’intégration du logiciel Sage X3 et des solutions Enterprise Management (EM) pour le groupe SOCIAM est un projet couronné de succès avec un impact réel et significatif sur l'activité du groupe.

Voici les principaux bénéfices de la mise à disposition des consultants ERP pour SOCIAM :

La proximité linguistique, culturelle et géographique : ce qui a permis d’instaurer une dynamique collaborative avec l’ensemble des parties prenantes
La rentabilité : En externalisant les fonctions informatiques liées à ce projet, le groupe SOCIAM a pu économiser du temps et de l’argent : pas de recrutement en interne et l’équipe affectée est déjà compétente et expérimentée. Cette prévisibilité des coûts a également permis une meilleure planification financière.
Le respect des délais qui ont été initialement fixés pour le projet
Le conseil et l’accompagnement : les ressources affectées ont une grande expérience et ont déjà travaillé sur des projets similaires (en termes d’industrie, de solutions de gestion, de technologies...) et apportent donc une expertise sectorielle et fonctionnelle indispensable à la réussite du projet
La Disponibilité des ressources pour le support et la maintenance locale en temps réel
La montée en compétence des équipes IT internes grâce au transfert de compétence
Amélioration de l’expérience utilisateur grâce aux formations, et donc moins de résistance au changement

Le Témoignage du client

« L’ERP SAGE X3 nous a permis d’homogénéiser tous nos systèmes d’information et de fédérer le groupe. D’où la mise en place d’un ERP commun et centralisé.

La gestion des flux est largement optimisée, nous sommes maintenant capables de suivre en temps réel toute la chaîne commerciale. Nous avons une meilleure visibilité sur les commandes en cours de ventes et d’achats et les éventuels problèmes de livraison. Cette notion de suivi est capitale lorsqu’on travaille comme nous le faisons avec de nombreux fournisseurs et clients.

Nous avons étudié plusieurs solutions, mais l’offre SAGE ERP X3 présentée par Discovery s’est rapidement imposée comme étant la meilleure option pour nous compte tenu de nos exigences et de nos contraintes. Sage X3 propose en effet des fonctionnalités qui étaient en parfaite adéquation avec notre cahier des charges et le service d’outsourcing IT nous a permis d’atteindre nos objectifs fixés initialement. »

Nayef BOURGI, Directeur Financier et Administratif du groupe SOCIAM.