L'adoption d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) représente une décision cruciale pour toute entreprise désireuse d'optimiser ses opérations, d'améliorer son efficacité et d'augmenter sa compétitivité sur le marché. Cependant, choisir le bon logiciel ERP nécessite une évaluation minutieuse en fonction de divers critères essentiels.
L'adoption d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) représente une décision cruciale pour toute entreprise désireuse d'optimiser ses opérations, d'améliorer son efficacité et d'augmenter sa compétitivité sur le marché. Cependant, choisir le bon logiciel ERP nécessite une évaluation minutieuse en fonction de divers critères essentiels. Voici neuf points fondamentaux à considérer lors de votre sélection :
Pensez à constituer un comité d’intervenants clés
La constitution d'un comité d'intervenants chargé du projet ERP, de la phase de sélection jusqu’à l’adoption du système ERP par les utilisateurs, est indispensable pour la réussite du projet. Cette équipe est garante de la réussite du projet et doit être constituée d’intervenants clés qui représentent les différents départements de l’entreprise, chacun ayant ses propres intérêts et priorités, souvent liés à leurs services spécifiques.
Les 9 critères principaux pour choisir le meilleur ERP pour votre entreprise
1. Les besoins et les objectifs de votre entreprise
Le premier pas consiste à évaluer minutieusement les besoins spécifiques de votre entreprise ainsi que les objectifs à court et long terme. Identifier les processus métier critiques, les exigences spécifiques et les lacunes existantes vous aidera à déterminer quelles fonctionnalités sont indispensables pour votre ERP.
Le comité de pilotage du projet ERP doit commencer par effectuer une analyse complète des besoins spécifiques de l’entreprise en tenant compte des éléments suivants :
Les exigences spécifiques à votre secteur d'activité : Chaque entreprise évoluant dans un secteur d'activité distinct, a des besoins spécifiques et des processus opérationnels uniques. Par exemple, pour une industrie manufacturière, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la production est essentielle. Des processus rigoureux de planification des stocks, de contrôle qualité et de gestion des délais sont cruciaux pour assurer une production efficace et une livraison ponctuelle.
La taille de l’entreprise : Les PME ont souvent des processus plus flexibles, une prise de décision rapide et une proximité avec leurs clients. Leurs besoins sont centrés sur l'efficacité des opérations de base, la croissance maîtrisée et la flexibilité pour s'adapter aux changements du marché.
Les entreprises de taille moyenne quant à elles aspirent à la croissance tout en maintenant des structures agiles. Elles cherchent à optimiser leurs opérations, à améliorer leur compétitivité et à développer une présence plus étendue sur le marché.
Les grandes entreprises gèrent des structures complexes et cherchent à consolider leurs opérations à l'échelle mondiale. Leurs besoins se concentrent sur la standardisation des processus, la gestion des risques et une intégration étroite des différentes unités opérationnelles.
Le développement de l’activité de l’entreprise : L'évolution est une constante pour les entreprises, qu'il s'agisse de changements graduels ou de transformations majeures dans l’activité. Cette dynamique implique des besoins spécifiques et des processus opérationnels qui fluctuent en fonction des différentes phases de croissance ou de réorientation.
Les besoins technologiques : Les entreprises en quête de compétitivité adoptent des stratégies de transformation numérique. Elles cherchent à exploiter les nouvelles technologies telles que l'IA, l'analyse de données ou l'Internet des objets (IoT) pour optimiser leurs processus, offrir des expériences client améliorées et explorer de nouveaux modèles économiques.
Exigences réglementaires et Conformité légale : Les réglementations varient d'un pays à l'autre et même à l'intérieur d'un même pays en fonction du secteur. Qu'il s'agisse de normes comptables, de règles fiscales, de conformité environnementale, de réglementations de la santé et sécurité, ou de protection des données, les entreprises doivent s'adapter à un ensemble de règles souvent changeantes et complexes.
2. Les fonctionnalités de l’ERP
Un ERP efficace doit offrir un ensemble complet de fonctionnalités qui répondent à vos besoins opérationnels et spécifiques (que vous aurez établis au préalable). Qu'il s'agisse de gestion de la chaîne d'approvisionnement, de la comptabilité, des ressources humaines ou de la gestion de projet, assurez-vous que l'ERP propose les modules essentiels à la gestion opérationnelle de votre entreprise.
La rédaction d'un cahier des charges pour un projet ERP revêt une importance capitale dans cette démarche. Ce document détaille les besoins opérationnels spécifiques de l'entreprise, ses objectifs, ainsi que les fonctionnalités et les exigences clés que l’ERP devrait satisfaire. Il constitue le guide de référence pour sélectionner un système ERP qui répond précisément aux besoins et aux attentes de l'entreprise, évitant ainsi les choix inadéquats et le recours excessif au développement spécifique pour palier à certains manques fonctionnels, qui peut coûter très vite cher à l’entreprise.
3. Le coût total de possession (TCO)
Le coût total de possession (TCO) d'un ERP englobe bien plus que le simple prix d'achat initial. Il comprend divers coûts tout au long du cycle de vie de l'ERP, notamment les frais de mise en œuvre, de personnalisation, de formation des employés, de maintenance, de support technique et de mise à jour du logiciel.
Pour vous guider, voici quelques frais courants qui peuvent être liés à l’implémentation d’un nouveau système ERP :
Les coûts initiaux
Ces coûts incluent les coûts d'achat de licences si vous optez pour un ERP sur site ou les frais d’abonnement si vous optez plutôt pour ERP Cloud. Les frais initiaux englobent également les frais d’implémentation, de configuration et la formation initiale des utilisateurs.
Les frais de maintenance et support
Si vous optez pour un ERP sur site, alors il faut prévoir les frais de maintenance et de support. Ces frais peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs (le système ERP, le nombre d'utilisateurs, la complexité de la configuration, et les services inclus dans le contrat de maintenance). Certains fournisseurs proposent des contrats de maintenance annuels, qui couvrent les mises à jour, les correctifs de sécurité et le support technique.
Pour les ERP Cloud, l’avantage financier est bien réel puisque ces frais n’existent plus : les mises à jour sont automatiques.
Les coûts de personnalisation et de développement spécifique
Des fonctionnalités ou des modules spécifiques sont très souvent requis pour adapter l’ERP à vos besoins et processus opérationnels spécifiques. Des coûts supplémentaires peuvent donc être engagés pour personnaliser ou développer des fonctionnalités sur mesure.
Les frais d’intégration avec vos systèmes existants
Ces coûts sont liés à l'intégration et à la connexion du nouvel ERP avec d’autres systèmes tiers déjà en place au sein de votre entreprise, tels que votre CRM, votre SIRH ou votre WMS. L'importance de cet interfaçage réside dans la nécessité d'assurer une communication fluide entre le nouvel ERP et les systèmes existants afin d'éviter les silos de données et de garantir l'intégrité et l'exactitude des informations partagées. Ces frais peuvent varier en fonction de la complexité des intégrations requises, du nombre de systèmes à interfacer et des adaptations nécessaires. Optez donc pour un ERP nativement interopérable et flexible.
Les coûts de la formation continue
Ces coûts peuvent varier en fonction du nombre d'utilisateurs, de la complexité de l'ERP, et des besoins spécifiques de formation. Cela peut inclure ainsi des formations supplémentaires pour de nouveaux employés ou des formations sur les mises à jour du logiciel.
4. L’intégration avec vos systèmes actuels
Les entreprises modernes requièrent des solutions logicielles flexibles et interconnectées pour optimiser leurs opérations. Assurez-vous que l’ERP est conçu avec une architecture modulaire et une architecture orientée services (SOA), permettant ainsi une intégration fluide avec une multitude de systèmes, des applications sur site aux plateformes cloud en passant par les appareils IoT.
Un bon ERP doit offrir des API (Interfaces de Programmation Applicatives) puissantes et standardisées, facilitant l'intégration avec d'autres logiciels et systèmes. Ces interfaces permettent une communication bidirectionnelle sécurisée entre l'ERP et d'autres applications, autorisant le partage de données en temps réel. Grâce à des protocoles comme RESTful ou SOAP, les échanges de données entre l'ERP et les applications tierces sont sécurisés et efficaces.
L'intégration avec vos systèmes existants soulève la question de l'interopérabilité de l'ERP. Cela va au-delà de la simple interconnexion et implique la capacité de l'ERP à exploiter pleinement les informations déjà présentes dans vos applications
Que ce soit sur site, dans le cloud ou via des solutions hybrides, les systèmes ERP sont conçus pour s'intégrer sans heurts avec différents environnements technologiques. Cette flexibilité permet aux entreprises d'utiliser et de combiner les applications et les infrastructures qui leur conviennent le mieux, tout en garantissant une cohérence des données à travers l'ensemble du système.
5. L’Expérience Utilisateur (UX)
L'expérience utilisateur (UX) revêt une importance capitale lors du choix d'un système ERP. Une interface conviviale et intuitive est essentielle pour favoriser l'adoption du système par les utilisateurs. Un ERP doté d'une UX bien pensée réduit les résistances au changement, accélère la courbe d'apprentissage et augmente la productivité des employés. Une interface intuitive permet une navigation fluide au sein du système, facilitant l'accès aux fonctionnalités clés et minimisant les erreurs lors de l'utilisation quotidienne.
6. Le choix d’hébergement : on-premise ou dans le Cloud
Le choix entre un hébergement sur site ou dans le cloud pour un ERP est une décision cruciale pour les entreprises.
L'hébergement sur site :
Implique généralement une gestion interne des serveurs, des logiciels et de l'infrastructure. Cela nécessite des investissements initiaux élevés en termes d'infrastructure, de ressources et de maintenance continue.
L’hébergement dans le cloud :
Offre en revanche une flexibilité accrue avec des coûts initiaux moins élevés, des mises à jour régulières, une scalabilité plus aisée et une accessibilité illimitée puisque Vous avez accès à vos données à partir de n’importe quel appareil (Tablette, Smartphone...), où que vous soyez et à n’importe quel moment de la journée.
Opter pour le cloud permet souvent une mise en œuvre plus rapide, une adaptation plus fluide aux besoins changeants de l'entreprise et une réduction des charges administratives, tandis que l'hébergement sur site offre un contrôle accru sur l'infrastructure mais nécessite des ressources internes plus importantes pour la gestion.
Au cours des dernières années, le secteur des solutions logicielles a connu une transformation significative marquée par un virage majeur vers le cloud. Les éditeurs de systèmes ERP ont revu leurs approches pour s'aligner sur cette tendance technologique majeure.
De nombreux éditeurs ont entrepris une migration de leurs solutions vers le cloud, offrant ainsi des versions cloud de leurs logiciels sur site ou développant de nouveaux produits nativement conçus pour le cloud. Cette transition s'explique par les avantages qu'offre le cloud en termes de flexibilité, de scalabilité, d'accessibilité à distance et de réduction des coûts d'infrastructure pour les clients.
Les éditeurs ont également revu leurs modèles économiques, abandonnant les ventes de licences perpétuelles au profit de modèles d'abonnement basés sur le cloud. Ces modèles d'abonnement offrent aux entreprises une plus grande agilité financière, leur permettant de payer selon leur utilisation et d'accéder à des mises à jour régulières sans coûts additionnels.
7. Les technologies et l’évolutivité de l’ERP
L'adoption de technologies émergentes et une évolutivité robuste sont devenues des éléments déterminants dans la sélection de la bonne solution ERP.
Les avancées technologiques telles que l'intelligence artificielle (IA), l'analyse de données avancée, l'IoT (Internet des objets) et l'automatisation transforment rapidement la manière dont les entreprises opèrent. Un ERP performant doit intégrer ces technologies pour optimiser les processus métier, favoriser une prise de décision éclairée et améliorer l'expérience utilisateur. L'IA, par exemple, peut fournir des insights précieux grâce à l'analyse prédictive, tandis que l'IoT permet de surveiller et d'optimiser les processus de production en temps réel.
Une système ERP ne peut être statique dans un environnement en constante évolution. Son évolutivité revêt une importance capitale pour accompagner la croissance et les changements structurels de l'entreprise. Une solution ERP flexible permet d'ajouter de nouveaux modules, d'adapter les fonctionnalités existantes et de s'intégrer aisément avec d'autres systèmes et applications.
Les entreprises doivent analyser en détail la roadmap technologique de l’éditeur et évaluer la compatibilité avec les besoins actuels et futurs.
8. Les capacités de personnalisation du système ERP
Une bon système ERP doit être suffisamment flexible pour vous permettre d’y apporter des personnalisations spécifiques si besoin. Le système doit être nativement ouvert avec un environnement de développement technologique intégrée qui vous garantisse la possibilité de créer des développements spécifiques.
Cependant, il est crucial de comprendre que la personnalisation ne doit pas être systématique, car les éditeurs ont conçu ces solutions en tirant parti d'une expertise approfondie et des meilleures pratiques sectorielles.
Les éditeurs d'ERP investissent des années de recherche et développement pour créer des solutions standardisées robustes qui répondent à une vaste gamme de besoins métiers. Ces systèmes intègrent les meilleures pratiques de l'industrie, des processus métier génériques et une flexibilité suffisante pour s'adapter à de nombreux cas d'utilisation sans nécessiter de personnalisation.
Cependant, chaque entreprise a ses propres processus, besoins et exigences spécifiques. C'est là que la personnalisation devient essentielle. La personnalisation d'un ERP permet d'adapter précisément la solution aux besoins spécifiques de l'entreprise, qu'il s'agisse de workflows particuliers, d'intégrations avec des systèmes tiers ou de rapports sur mesure.
Trouver l'équilibre entre standardisation et personnalisation est important. Les entreprises doivent d'abord explorer les fonctionnalités standard du système ERP et chercher à optimiser leur utilisation avant de recourir à la personnalisation.
9. L’accompagnement de votre intégrateur ERP
Lorsqu'une entreprise entreprend un projet ERP, choisir le bon intégrateur est aussi crucial que le choix du système lui-même. Les compétences de l'intégrateur jouent un rôle majeur dans la réussite de ce projet de transformation digitale.
Assurez-vous tout d’abord que l’intégrateur ERP a une solide expérience dans la mise en œuvre du système ERP choisi avec des références avérées dans votre secteur d’activité. Analyser les réalisations antérieures et les retours d'expérience client, via les témoignages clients par exemple, peut vous aider à évaluer l’expertise sectorielle de l’intégrateur.
Une relation solide entre l’éditeur du logiciel ERP et l’intégrateur est à prendre en considération lors de votre choix. L'éditeur fournit la solution logicielle, avec son expertise et sa vision globale du produit, tandis que l'intégrateur joue un rôle crucial dans la personnalisation, la mise en œuvre et l'adaptation de cette solution. Cette collaboration permet d'assurer un support continu et une évolution pérenne de votre nouvel ERP.
Comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise est crucial pour la réussite de votre projet. Un bon intégrateur doit avoir une connaissance approfondie des processus métier de l'entreprise et être capable de traduire ces besoins en configurations et paramétrages efficaces dans le système ERP.
Un intégrateur ERP qualifié doit également posséder une solide expertise technique. La maîtrise des différents systèmes ERP, leur architecture et leurs processus de mise en œuvre est essentielle pour une implémentation réussie.
Une communication transparente et une gestion de projet efficace sont également un critère de sélection de votre futur intégrateur ERP pour maintenir l'alignement entre les différentes équipes et garantir le respect des délais et des budgets.
La relation avec l'intégrateur ne se termine pas avec l’implémentation de la solution. Vérifiez la disponibilité d'un support technique fiable et réactif est un critère à ne pas négliger pour assurer une utilisation continue et optimale de votre nouvel ERP.
Discovery, Intégrateur de logiciels ERP depuis plus de 30 ans
Avec plus de 30 ans d’expérience dans l’intégration des logiciels ERP et plus de 1000 projets ERP réussis, nous tirons parti de notre expertise pour définir et appliquer les bonnes pratiques qui garantissent la réussite des projets ERP chez nos clients.
Pour garantir le succès des projets ERP de nos clients, nous avons développé une méthodologie éprouvée. Cette méthodologie repose sur une approche structurée et collaborative, conçue pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client.
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